顛末書とは?始末書との違い、書き方、例文は?

顛末書(てんまつしょ)ってご存知でしょうか?

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始末書と反省文とくらべて聞きなれないかもしれません。
(始末書と反省文の違いについてはこちら)

ここでは、

  • 顛末書とは?
  • 顛末書と始末書の違い
  • 顛末書の書き方(例文)

について見ていきましょう。

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顛末書とは?

 

顛末書とはビジネス文書のひとつであり、
トラブル、問題について報告するための文書です。

自分の不注意で会社に損害を与えた場合、
上司や会社へ損害の一部始終を報告して謝罪するという意味があります。

  • 商品・サービスに不具合があった
  • 事務処理でミスがあった
  • 事故・不祥事があった

このような場合に顛末書は使用します。

また、この時、

  • どのようなトラブルや問題があったのか(事実・原因)
  • いつ、どこで、何が起きたのか(経過・過程)
  • 現状の対応はどうしているか(状況)
  • 今後はどうやって対策するか(対策)

という点について記載して提出します。
この時に重要なことは原因の究明と今後の再発防止の対策についてです。

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ここで作成した文書は今後の資料として使用されることもあります。
なので、正確に記載することが大切です。

 

顛末書と始末書の違い

 

顛末書も始末書も反省・謝罪の意を込めた文書ですが、
違いを挙げるとすれば、

顛末書は”報告”の意味合いが強い文書であり、
始末書は”反省”の意味合いが強い文書であるということです。

そのため顛末書では先ほどもお伝えしたとおり、
「いつ、どこで、何が起きたのか」という過程の報告が重要となります。

 

顛末書の書き方(例文)

 

顛末書の書き方を簡単な例文にしてみました。

平成○○年○○月○○日
○○部
部長 △△ △△殿

顛末書

この度は、〇〇の紛失関しまして、
原因究明と再発防止のための対策をご報告致します。

1)問題の経過・状況

平成○○年○月○日 ○時○○分
〇〇業務で用いる〇〇がないことが発覚

平成○○年○月○日 ○時○○分
〇〇業務は代替品で執行

2)問題の対応

○月○日問題確認後、速やかに○○課長へ報告。
〇〇の担当者に確認したものの、解決にはつながりませんでした。

3)問題の対策

今後は、〇〇の取り扱いの重要性を再度確認し二度とこのような
ことのないよう努めてまいります。

また、紛失した〇〇に関しましては速やかに同じものを用意するべく手続きをしております。

以上

顛末書を書く際には、参考にしてみてください。

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