就活のメールの書き方!どんなマナーがあるの?例文も紹介!

大学3年、4年となると就職活動(就活)が始まります。
就活は卒業後の進路を決める大事なことです。
その後の人生を決めると言ってもいいかもしれませんね。

その大事な就活では近年インターネットが普及してきたことから、
メールを使う場面も多くあります。

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「メールは普段友達としているから書くのには慣れているんで大丈夫!」

なんて思っていたらかなり危険です。
メール1つとっても書き方はちゃんとあります。

書き方ができていないと恥をかくだけではなく、
就職できないなんてことにもなってしまいます。

そんなことにならないように今回は、

  • 就活のメールの基本構成
  • 就活メールで注意すべきマナー
  • 様々な場面での就活メールの例文

長くなりますがこれらのことについて見ていきましょう。

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就活のメールの基本構成

 

就活で使うメールの基本的な構成は、

  • 件名
  • 宛名
  • 自己紹介を含めた挨拶
  • 本文
  • 署名

このようになっています。
それぞれ見ていきましょう。

 

件名

企業の採用担当者は1日に数十件、数百件のメールを見ます。
「メールタイトル」と「差出人」によって優先的に見るかどうか決めます。

件名がわかりにくいものだったり、長すぎて読みにくいものだと、
後回しにされたり、見てもらえないなんてことになってしまうかもしれません。

そのため、本文の内容を簡潔にまとめた件名にする必要があります。
相手にわかってもらいやすいように長すぎてはいけません。
パッと見て要件がわかる件名がベストです。

また、件名なしのメールは絶対にやめましょう。
これでは何のメールかすぐに判断することができません。

 

宛名

誰に宛てたメールなのかは書きましょう。

株式会社◯◯ 人事部 ◯◯様

このように書きます。
この時、(株)◯◯と略することはやめましょう。

 

自己紹介を含めた挨拶

宛名を書いた後は、自分の名前を名乗ります。

初めてメールをさせて頂きます。
〇〇大学の田中と申します。

お世話になっております。
〇〇大学の山田です。

この時、大学名は入れて書くようにしましょう。
名前だけだと同じ場合が多く、誰かわからないことがあります。

 

本文

本文を書く際には読みやすさを意識しましょう。

例えば、

◯◯株式会社人事部◯◯様
お世話になっております。◯◯大学の田中です。
説明会の日程のご連絡ありがとうございます。
それでは、○日の説明会にお伺いさせていただきます。

これだと相手は読みにくいです。
かろうじて改行されているだけがましなところです。
これではなく、

◯◯株式会社人事部
◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学の田中です。

説明会の日程のご連絡ありがとうございます。
それでは、○日の説明会にお伺いさせていただきます。

このように改行するだけではなく、
行間も適度に空けて読みやすいようにしましょう。

内容は簡潔に書きましょう。
結論を書いてから説明を書くようにすると簡潔に書くことができます。

また、一文が長くなりすぎないように、伝えたいことを明確に書くようにしてください。
目安としては30文字ぐらいでおさえるようにしましょう。

 

署名

メールの最後には必ず署名を付けます


==========================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
田中 太郎

TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
==========================

このように簡単な署名で大丈夫です。
これは連絡を取りやすくなるということにもつながるものなので、
企業側にとっても便利なものなのです。

基本的なメールの構成についてはここまでお伝えした通りです。
ですが、メールには注意が必要なマナーがあります。
次はマナーについて見ていきましょう。

 

就活メールで注意すべきマナー

 

就活のメールで注意が必要なマナーとして、

  • 就活用のメールアドレスを用意する
  • 以前のメールを消さない
  • メールの件名を変えない
  • 素早く返信する

といったことがあります。
それぞれ見ていきましょう。

 

就活用のメールアドレスを用意する

メールアドレスは普段使っているものではなく、
就活専用のものを作りましょう。

この時、

  • 恋人の名前が入っている
  • ”love”などが入っている
  • 顔文字が入っている
  • 携帯のメールアドレス

などは避けましょう。
無難に自分の名前が入っているPCメールアドレスを作りましょう。

 

以前のメールを消さない

以前のメールを消してしまうと、
今までどのようなやりとりをしていたか一目でわからなくなってしまいます。

簡単に確認できるようにするためにも、
今までのやりとりは消さないようにしましょう。

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メールの件名を変えない

これはメールの返信の時です。
むやみやたらに件名を変えて返信すると、
企業側は読みにくくなります。

相手に気を使うという意味でもそのまま返信しましょう。

 

素早く返信する

メールの返信は24時間以内が基本です。
面接の日程調整などの連絡では、
企業側は多くの人とやりとりをすることになります。

来れるか来れないのかがわからないと予定を立てることができません。
また、行動が遅いととられる可能性もあります。

なので、受け取ったメールは素早く返信するようにしましょう。

 

様々な場面での就活メールの例文

 

実際に就活でどのようなメールを書けばいいか例文を見ていきましょう。

  • OB訪問の依頼のメールの例文
  • OB訪問の日程調整のメールの例文
  • OB訪問の御礼のメールの例文
  • 面接の日程変更の依頼のメールの例文
  • 面接辞退のメールの例文

これらの場面の例文を見ていきます。

 

OB訪問の依頼のメールの例文

件名:OB訪問の依頼(◯◯大学 田中)

◯◯株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様

初めてメールをさせて頂きます。
◯◯大学◯◯学部の田中太郎と申します。

この度、〇〇からの紹介を受け、
◯◯様にOB訪問の機会をいただきたくご連絡させていただきました。

私は、現在◯◯を軸に就職活動を進めており、貴社に魅力を感じております。

お忙しい中、大変恐縮ですが今回のOB訪問についてご検討いただきましたら幸いです。
日程については、向こう2週間以内にお伺いできればと考えております。

お手数ですが何卒よろしくお願いいたします。

==========================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
田中 太郎

TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
==========================

 

OB訪問の日程調整のメールの例文

件名:OB訪問の日程について(◯◯大学 田中)

◯◯株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の田中です。

この度、OB訪問をお受けいただけるとのこと誠にありがとうございます。
つきましては、下記いずれかの日程でご都合はいかがでしょうか。

◯月◯日(◯) 終日
◯月◯日(◯) 13:00~18:00
◯月◯日(◯) 午前中

場所については、◯◯様のご都合の良い場所にお伺いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

==========================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
田中 太郎

TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
==========================

 

OB訪問の御礼のメールの例文

件名: OB訪問の御礼(◯◯大学 田中)

◯◯株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の田中です。

本日は、貴重なお時間をいただきありがとうございました。

〇〇についてのお話を聞けたことで、
◯◯業界に対して深く理解でき、志望度が更に高くなりました。

本日お話いただいた話を踏まえ、これからの就職活動に活かしていきます。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

==========================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
田中 太郎

TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
==========================

 

面接の日程変更の依頼のメールの例文

件名:面接の日程変更のお願い(◯◯大学 田中)

◯◯株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の田中です。

お忙しい中ご調整していただき大変申し訳ございませんが、
面接日程を変更していただくことは可能でしょうか。

大学での試験の日程が面接の日程と重なってしまい、
どうしてもお伺いすることができません。

そのため、大変恐縮ではございますが、日程変更をお願いしたいと考えております。

下記日程であれば、貴社にお伺いすることが可能です。

◯月◯日(◯) 午前中
◯月◯日(◯) 14:00~18:00
◯月◯日(◯) 終日

お手数おかけいたしますが、
どうぞよろしくお願いいたします。

==========================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
田中 太郎

TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
==========================

 

面接辞退のメールの例文

件名:面接辞退について(◯◯大学 田中)

◯◯株式会社
人事部 採用担当 ◯◯様

お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の田中です。

◯月◯日に最終面接のお約束をさせて頂いておりましたが、
平行して受けていた企業で内定を獲得したため、
こちらの面接を辞退させていただきたいと考えております。

大変申し訳ございませんが、
どうぞよろしくお願いいたします。

==========================
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 3年
田中 太郎

TEL : 090-****-****
Mail : *****@****.com
==========================

 

ここまで就活でのメールについて見てきました。
例文はあくまでも参考程度に考えておいてください。

これはどこにでもあるような例文なので、
少し味気ないと感じるならアレンジして使用してください。

就活でのメールは、
失礼のないように、相手に読みやすく、手間をかけさせない
ということを考えて書くようにしましょう。

就活がうまくいくといいですね(^^)
頑張ってください!

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